Правила хранения документов на складе
Многие категории документов, создаваемых и используемых на предприятиях и в организациях, требуют хранения и архивирования. Также в эпоху оцифровки многие из них должны существовать в бумажной форме. В некоторых случаях хранение документов даже является юридической обязанностью — это касается, в том числе, бухгалтерских документов, а также документов сотрудников. Ответственное хранение документов – это процедура, которую стоит доверить профессионалам.
Предложение от компании «Расклад»
Мы предлагаем хранение и архивирование документов на всех типах носителей данных, от классических отдельных бумажных вариантов до электронных носителей данных, таких как ленты карты памяти, диски и многое другое.
Плюсы обращения в компанию «Расклад»:
- Многие компании на долгосрочной основе хранят у нас папки, личные дела, технические чертежи и архивные картонные коробки.
- Сертифицированные архивы расположены в проверенных незатопляемых зонах и соответствуют самым строгим стандартам, гарантирующим высочайший уровень безопасности и всестороннюю защиту от несанкционированного доступа, кражи или повреждений, вызванных пожаром или водой.
- Наши складские помещения — это прозрачное хранение бухгалтерской, налоговой, кадровой, медицинской и другой документации.
Мы прекрасно осознаем ответственность, связанную с хранением документов, доверенных нам нашими партнерами. Поэтому все клиенты, пользующиеся нашим предложением, могут быть уверены в высочайшем уровне безопасности, который мы обеспечиваем.
Правила хранения документации
В рамках услуги по хранению документов обязательно:
- Хранение файлов в условиях, соответствующих действующему законодательству.
- Защита файлов от повреждения и доступа посторонних лиц в охраняемых помещениях, контролируемых 24/7.
- Гарантия надлежащих условий хранения. Стандартные параметры по влажности и температуре – основа сохранности бумажных носителей.
- Для качественной организации хранения склад предоставляет специализированные опломбированные коробки. Они состоят из бескислотного картона, который гарантирует предотвращение порчи документов.
- Чтобы получить доступ к своей документации, клиент обязан предоставить уполномоченному специальную доверенность. После работы с документами или изъятии необходимой части вновь производится опломбировка ящика.
- Постоянное видеонаблюдение минимизирует возможность ознакомления с документами посторонних лиц.
- Охранно-дымовая (пожарная) установка отвечает за предотвращение воспламенения помещения.
Услуги компании «Расклад» – это высокое качество хранения при минимальных затратах заказчика.